Information om behandling av personuppgifter för antagande och hantering av kunder och uppdrag

Bakgrund

När personuppgifter behandlas har den personuppgiftsansvarige en skyldighet att lämna viss information till de registrerade. Med anledning av uppdraget kommer personuppgifter att behandlas av Baker Tilly Umeå AB och eventuellt av dess nätverksbyråer. Av denna anledning lämnas följande information.

Baker Tilly Umeås behandling av personuppgifter

Baker Tilly Umeå kommer att behandla personuppgifter enligt gällande rätt. De personuppgifter som kommer att behandlas erhålls från kunden, dess koncernbolag (om tillämpligt), eller annan, t.ex. Skatteverket, Bolagsverket eller allmänt tillgängliga källor och avser behöriga företrädare och andra personer vars personuppgifter behövs för att hantera kundrelationen samt verklig huvudman. Personuppgifterna behandlas inför antagandet av kunder och/eller uppdrag och med anledning av utförandet av uppdraget för att:

vidta kontroll av intressekonflikter, andra lagstadgade åtgärder t.ex. enligt bokföringslagen (1999:1078) och lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (”penningtvättslagen”)
vidta oberoendekontroller
vidta kvalitetskontroller samt
för att dokumentera vidtagna åtgärder

Sådan behandling är nödvändig för att fullgöra de rättsliga förpliktelser som åvilar Baker Tilly Umeå som utvärderar möjligheten eller har åtagit sig att utföra uppdraget och är nödvändig för Baker Tilly Umeås berättigade intresse av att uppfylla dess professionella skyldighet samt rättsliga förpliktelser. Baker Tilly Umeå kan även komma att behandla personuppgifter för andra riskhanteringsåtgärder (såsom exempelvis försäkringsärenden). Denna behandling är nödvändig för Baker Tilly Umeås berättigade intresse av att hantera risker och eventuella krav.

Baker Tilly Umeå kan även komma att behandla personuppgifter för att informera om seminarier och andra event som Baker Tilly Umeå anordnar samt för att skicka ut nyhetsbrev och annan marknadsföring. Behandling för dessa ändamål är nödvändig för Baker Tilly Umeås berättigade intresse av att kunna nå ut till anställda hos kunder som kan vara intresserade av event, marknadsföring och nyheter inom områden som är relevanta för dessa personers befattningar.

Personuppgifterna i uppdraget kommer att behandlas för att utföra de överenskomna tjänsterna enligt uppdragsbrevet. Den rättsliga grunden för denna behandling är antingen berättigat intresse, samtycke eller avtal med den registrerade.

Kategorier av personuppgifter

De kategorier av personuppgifter som kan komma att behandlas för ovan nämnda ändamål är bl.a.

kontaktuppgifter som namn, adress, personnummer/samordningsnummer, telefonnummer, e-postadress
uppgifter om anställning som avdelningstillhörighet och befattning
andra uppgifter som är nödvändiga för att utvärdera och hantera kundrelationen.

I samband med registrering av kunden kan Baker Tilly Umeå även komma att behandla kopior av identitetshandlingar för de personer som företräder uppdragsgivaren inom ramen för de kundkännedomsåtgärder som ska vidtas i enlighet med penningtvättslagen.

Överföring till tredje land

Personuppgifter kan komma att behandlas av Baker Tilly Umeås nätverksbyråer och annan som anlitas av Baker Tilly Umeå i syfte att utföra de åtgärder som omnämns ovan på Baker Tilly Umeås uppdrag; de kan vara baserade såväl inom som utanför EU/EES. Vid överföring av personuppgifter för behandling i ett land utanför EU/EES, som inte säkerställer en adekvat skyddsnivå, ansvarar Baker Tilly Umeå för att personuppgifterna omfattas av lämpliga skyddsåtgärder t.ex. genom standardavtalsklausuler som antagits av EU-kommissionen i enlighet med artikel 46 i dataskyddsförordningen och på villkor att lagstadgade rättigheter för registrerade och effektiva rättsmedel för registrerade finns tillgängliga, eller där så inte är fallet att ytterligare kompletterande skyddsåtgärder har vidtagits som skulle kunna säkerställa att de överförda uppgifterna får en skyddsnivå i tredjelandet som är väsentligen likvärdig med den nivå som garanteras inom EU.

Mottagare av informationen

Baker Tilly Umeå är skyldig att tillse att den information som behandlas med anledning av uppdraget inte blir tillgänglig för obehöriga, vilket innebär att personuppgifter kommer att behandlas konfidentiellt.

Baker Tilly Umeå kan komma att lämna ut personuppgifterna till nätverksbyråer eller annan som anlitas av Baker Tilly Umeå i syfte att kontrollera och upprätthålla Baker Tilly Umeås opartiskhet och självständighet, att utföra kvalitetskontroller och vidta övriga risk management-åtgärder samt för att skicka ut inbjudningar till event och annat marknadsföringsmaterial. Baker Tilly Umeå kan även komma att lämna ut personuppgifterna till försäkringsbolag eller juridiska rådgivare i samband med ett rättsligt förfarande i den mån det krävs för att Baker Tilly Umeå ska kunna ta tillvara sina rättmätiga intressen eller till annan mottagare om sådan skyldighet föreligger enligt gällande lagar och regler, professionell skyldighet eller myndighetsbeslut.

Lagringstid

Personuppgifterna kommer inte behandlas under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas. De flesta uppgifter som är hänförliga till utförandet av uppdraget sparas i tio år efter att uppdraget har avslutats.

Rättigheter såsom registrerad

Registrerade har i vissa fall rätt att på begäran få information om huruvida personuppgifter som rör den registrerade behandlas och i så fall rätt att få tillgång till personuppgifterna i form av ett s.k. registerutdrag. Registrerade har vidare ofta rätt att få felaktiga personuppgifter som rör den registrerade rättade. Vidare kan registrerade ha rätt att få sina personuppgifter raderade, rätt att begära begränsning av behandlingen av personuppgifter som rör den registrerade eller invända mot sådan behandling. Registrerade har också rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet om behandlingen.

Den information och de uppgifter som Baker Tilly Umeå tar del av inom ramen för uppdraget omfattas av tystnadsplikt, vilket innebär att Baker Tilly Umeå normalt sett inte får lämna ut sådan information. När det gäller personuppgifter som behandlas i samband med antagande av kunder och uppdrag samt med anledning av uppdraget, så är Baker Tilly Umeå skyldig att bevara dokumentationen i detta avseende under minst tio år. Detta medför att det inte är tillåtet att radera personuppgifter som ingår i sådan dokumentation dessförinnan och ibland är det inte heller tillåtet att rätta uppgifterna. Av nämnda skäl är det inte möjligt för Baker Tilly Umeå att i sådana fall på begäran från en registrerad begränsa eller inskränka behandlingen av personuppgifterna. När det gäller Baker Tilly Umeås personuppgiftsbehandling för marknadsföringsändamål har registrerade dock rätt att begära radering, rättelse, begränsning och att invända mot behandling av sina personuppgifter för sådana ändamål.

Kontakta oss

Har du frågor om Baker Tilly Umeås hantering av personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på infoumea@bakertilly.se