Information om behandling av personuppgifter i revisionsuppdrag

Bakgrund

När ett företag i egenskap av personuppgiftsansvarig behandlar personuppgifter har den personuppgiftsansvarige en skyldighet att lämna viss information till de registrerade, dvs. en person vars personuppgifter omfattas av behandlingen. Med anledning av revisionsuppdraget, eventuella lagstadgade tilläggsuppdrag och revisionsrådgivning som kan hänföras till sådana uppdrag (gemensamt benämnda ”Revisionsuppdraget”) kommer personuppgifter att behandlas av Baker Tilly Umeå AB. Av denna anledning lämnas följande information.

Baker Tilly Umeås behandling av personuppgifter

Baker Tilly Umeå behöver ha tillgång till vissa personuppgifter för att kunna utföra Revisionsuppdraget i enlighet med tillämpliga lagar och regler samt god revisors- och revisionssed i Sverige.

Baker Tilly Umeå kommer att behandla personuppgifter som erhålls från revisionskunden, dess koncernbolag (om tillämpligt), eller annan, t.ex. Skatteverket eller Bolagsverket eller allmänt tillgängliga källor, för att utföra och dokumentera Revisionsuppdraget. Personuppgifterna kommer att behandlas i enlighet med gällande rätt. Sådan behandling är nödvändig för att fullgöra de rättsliga förpliktelser som åvilar Baker Tilly Umeå, eller en inom byrån personvald revisor, som åtagit sig att utföra Revisionsuppdraget eller nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

För dessa ändamål kommer Baker Tilly Umeå att behandla information som kan innehålla personuppgifter, såsom exempelvis lönefiler, styrelseprotokoll och andra dokument hänförliga till revisionskundens och dess eventuella koncernbolags verksamhet.

Baker Tilly Umeå kommer även att behandla vissa personuppgifter för att vidta oberoendekontroller, kvalitetskontroller, kontroll av intressekonflikter, andra lagstadgade åtgärder t.ex. enligt lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (”Penningtvättslagen”) och riskhanteringsåtgärder (såsom exemplevis försäkringsärenden). Baker Tilly Umeå har även vissa skyldigheter enligt gällande rätt att lämna information till myndigheter eller annan extern part (t.ex. ny revisor). Behandlingen av personuppgifter för de ändamål som anges i denna punkt är nödvändig för Baker Tilly Umeå, eller en inom byrån personvald revisor, för att fullgöra en rättslig förpliktelse. När det gäller riskhanteringsåtgärder är behandlingen nödvändig för Baker Tilly Umeås berättigade intresse av att hantera risker och eventuella krav.

Baker Tilly Umeå kan även komma att behandla revisionskundens och dess koncernbolags (om tillämpligt) anställdas kontaktuppgifter för att informera om seminarier och andra event som Baker Tilly Umeå anordnar samt för att skicka ut nyhetsbrev och annan marknadsföring. Behandling för dessa ändamål är nödvändig för Baker Tilly Umeås berättigade intresse av att kunna nå ut till berörda personer hos kunder som kan vara intresserade av event, marknadsföring och nyheter inom områden som är relevanta för dessa personers befattningar.

Kategorier av personuppgifter

De kategorier av personuppgifter som kan komma att behandlas för ovan nämnda ändamål är bl.a.:

kontaktuppgifter som namn, adress, telefonnummer och e-postadress
uppgifter om anställning som anställningsnummer, avdelningstillhörighet, befattning och anställningstid
uppgifter om hälsa och frånvaro, t.ex. läkarintyg och uppgifter om sjukfrånvaro, tjänstledighet eller föräldraledighet
facklig tillhörighet
identitetsuppgifter såsom personnummer/samordningsnummer
uppgifter om ekonomiska förhållanden som bankkontouppgifter, uppgifter om lön och andra förmåner, försäkringsuppgifter och uppgift om registreringsnummer för tjänstebil
uppgifter om försäkringar och pension, eller
andra kategorier av personuppgifter som behövs till följd av granskningen enligt god revisors- och god revisionssed

I samband med registrering av revisionskunden kan revisionsbyrån även komma att behandla kopior av identitetshandlingar för de personer som företräder revisionskunden inom ramen för de kundkännedomsåtgärder som ska vidtas i enlighet med Penningtvättslagen eller uppgifter hänförlig till elektronisk identifiering av dessa personer.

Överföring till tredje land

Personuppgifter kan komma att behandlas av Baker Tilly Umeås nätverksbyråer och annan som anlitas av Baker Tilly Umeå i syfte att utföra de åtgärder som omnämns ovan på Baker Tilly Umeås uppdrag; de kan vara baserade såväl inom som utanför EU/EES.

Vid överföring av personuppgifter för behandling i ett land utanför EU/EES, som inte säkerställer en adekvat skyddsnivå, ansvarar Baker Tilly Umeå för att personuppgifterna omfattas av lämpliga skyddsåtgärder t.ex. genom standardavtalsklausuler som antagits av EU-kommissionen i enlighet med artikel 46 i dataskyddsförordningen och på villkor att lagstadgade rättigheter för registrerade och effektiva rättsmedel för registrerade finns tillgängliga, eller där så inte är fallet att ytterligare kompletterande skyddsåtgärder har vidtagits som skulle kunna säkerställa att de överförda uppgifterna får en skyddsnivå i tredjelandet som är väsentligen likvärdig med den nivå som garanteras inom EU.

Mottagare av informationen

Baker Tilly Umeå är skyldig att tillse att den information som behandlas med anledning av Revisionsuppdraget inte blir tillgänglig för obehöriga, vilket innebär att personuppgifter kommer att behandlas konfidentiellt.

Baker Tilly Umeå kan komma att lämna ut personuppgifterna till nätverksbyråer eller annan som anlitas av Baker Tilly Umeå i syfte att utföra tjänsterna, för att kontrollera och upprätthålla Baker Tilly Umeås opartiskhet och självständighet, att utföra kvalitetskontroller och vidta övriga risk management-åtgärder. Baker Tilly Umeå kan även komma att lämna ut personuppgifterna till försäkringsbolag eller juridiska rådgivare i samband med ett rättsligt förfarande i den mån det krävs för att Baker Tilly Umeå ska kunna ta tillvara sina rättmätiga intressen samt till annan mottagare om sådan skyldighet föreligger enligt gällande lagar och regler, professionell skyldighet eller myndighetsbeslut (t.ex. till ny revisor).

Lagringstid

Personuppgifterna kommer inte behandlas under en längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas. De personuppgifter som behövs för att utföra Revisionsuppdraget kommer att sparas i minst tio år från utgången av det kalenderår då granskningen avslutades i enlighet med tillämpliga lagar och regler samt god revisors- och revisionssed i Sverige.

Rättigheter såsom registrerad

Registrerade har i vissa fall rätt att på begäran få tillgång till och rättelse eller radering av sina personuppgifter, rätt att begära begränsning eller invända mot behandling. Registrerade har också rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet om behandlingen.

En revision innebär att revisionskundens information för ett visst räkenskapsår granskas vid vissa tidpunkter under detta år och under viss tid därefter, vilket innebär att en uppdatering/rättelse av personuppgifter inte blir aktuellt i denna typ av uppdrag efter det att revisionsåtgärden har vidtagits. Vidare så omfattas den information och de uppgifter som revisorn tar del av inom ramen för Revisionsuppdraget av lagstadgad tystnadsplikt, vilket innebär att Baker Tilly Umeå normalt sett inte får lämna ut sådan information. Därtill är Baker Tilly Umeå skyldig att dokumentera utförda revisionsuppdrag (inklusive information som behandlas i samband med antagande av kund och uppdrag samt med anledning av och löpande utvärdering av uppdraget) och bevara dokumentationen under minst tio år från utgången av det kalenderår då granskningen avslutades, vilket medför att det inte är tillåtet att ändra/radera personuppgifter som ingår i sådan dokumentation dessförinnan. Av nämnda skäl är det inte heller möjligt för Baker Tilly Umeå/revisorn att på begäran från en registrerad begränsa eller inskränka eventuell behandling av personuppgifter som sker med anledning av Revisionsuppdraget. När det gäller Baker Tilly Umeås personuppgiftsbehandling för marknadsföringsändamål har registrerade dock rätt att begära radering, rättelse, begränsning och att invända mot behandling av sina personuppgifter för sådana ändamål.

Kontakta oss

Har du frågor om Baker Tilly Umeås hantering av personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på infoumea@bakertilly.se